車検証の紛失で理由書が必要なとき｜書き方と記入例

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「車検証をなくしたら、理由書を出すように言われた」「理由書には何を書けばいいのか分からない」。ふだん書くことのない書類なので、様式を前にして手が止まってしまう人は多いでしょう。

結論から言うと、理由書は、なくした車検証の登録番号と車台番号、なくした状況、見つかったら返納するという誓約を書き、使用者が記名すれば作れます。国土交通省のサイトに様式もあります。この記事では、理由書が必要になる場面、項目ごとの書き方と記入例、書くときの注意点を解説します。

1. 車検証の紛失で理由書が必要になる2つの場面

車検証をなくしたときに理由書を使うのは、主に次の2つの場面です。

場面	理由書の扱い
車検証を再発行する（再交付申請）	申請書の「再交付を受ける理由」欄に記入する。理由書を付ければ記入は不要（見つけたら返納する旨を含める）
車検証がないまま廃車にする（抹消登録）	返納できない旨を書き、使用者が記名した理由書を付ける

再発行の場面は、国土交通省の「自動車検査証再交付」に、廃車の場面は「車を一時使用中止・解体・輸出するためには」（抹消登録の案内）に書かれています。家族などの代理人が再発行を申請する場合は、東北運輸局の「Ｑ３．車検証を紛失しましたが、手続きはどうすればよいですか？」のように、使用者の理由書を必要書類に挙げている運輸支局もあります。

なお、廃車にするだけなら車検証の再発行は必要ありません。再発行と廃車のどちらを選ぶかは、車検証をなくしたときの再発行｜手続き・必要書類と、そのまま廃車する方法で解説しています。軽自動車は窓口が軽自動車検査協会になり、手続きの進め方が少し違います（軽自動車の車検証をなくしたら｜軽自動車検査協会での再交付を参考にしてください）。

2. 理由書の書き方と記入例

国土交通省の自動車検査登録総合ポータルサイトには、「ナンバー等の紛失理由書」の様式が掲載されています。ナンバープレートと車検証のどちらをなくした場合にも使える形で、「遺失又は紛失」用と「盗難」用があります。項目ごとの書き方は次のとおりです。

項目	書き方
宛先	申請する運輸支局の名前を書く（例：〇〇運輸支局長 殿）
手続きの名前	「今般、（　）するにあたり」の空欄に、これから行う手続きを書く（例：永久抹消登録、自動車検査証再交付）
自動車登録番号	ナンバープレートの番号を、車検証に書かれていたとおりに書く
車台番号	車検証に書かれていた車台番号を書く
なくしたもの	「自動車検査証」にチェックを入れる。ナンバープレートもなくした場合は、そちらにもチェックし、前面・後面・両面を選ぶ
なくした場所・状況・探した内容	いつごろ、どこで気づき、どこを探したかを具体的に書く。なくした年月日も書く
警察への届出	ナンバープレートをなくした場合に、届出警察署名・届出年月日・受理番号を書く
日付・住所・氏名	理由書を書いた日付と、使用者の住所・氏名を書く

様式には「発見された場合は速やかに返納する」「事故や他人への損害が生じた場合は責任を負う」という誓約の文章があらかじめ書かれています。内容を読んで理解したうえで記名しましょう。

なくした状況の記入例

いちばん迷うのが「なくした場所・状況・探した内容」の欄です。次のように、事実をそのまま短く書けば十分です。

再発行の申請書の理由欄に書く場合は、関東運輸局の「自動車検査証再交付」にある「紛失のため。紛失した車検証を発見したら直ちに返納します」という例のように、短い文で構いません。

3. 理由書を書くときの注意点

ポイント1．記名するのは「使用者」

国土交通省の案内では、車検証を返納できない場合の理由書には「使用者の記名」が必要です。車検証に書かれている使用者が記名します。ローン中の車などで所有者と使用者が違う場合も、この理由書は使用者が書きます。ただし、廃車の手続きそのものには所有者の書類（印鑑証明書や委任状）が必要になる点に注意してください。

ポイント2．登録番号と車台番号を控えから確認する

車検証が手元にないと、車台番号が分からないことがあります。車検証のコピーや、購入時・車検時の書類などに控えが残っていないか確認しましょう。番号を間違えると手続きができないため、あいまいなまま書かないことが大切です。

ポイント3．ナンバープレートもないときは警察へ届け出る

車検証だけをなくした場合、国土交通省の案内で求められているのは「返納できない旨の記載及び使用者の記名」です。一方、ナンバープレートをなくした場合は、警察に届け出たうえで、届出警察署名・届出日・受理番号を理由書に書く必要があります。ナンバープレートの扱いは廃車のナンバープレートの返納方法｜外し方と紛失・盗難のときで解説しています。

ポイント4．様式は窓口でも確認する

理由書の様式は、国土交通省のもののほかに、運輸局ごとに独自の様式を用意している場合があります。自分で窓口へ行くときは、管轄の運輸支局の案内もあわせて確認しましょう。

4. 書類に不安がある車の処分におすすめの廃車買取業者

理由書をはじめ、廃車の書類をそろえるのが負担なら、手続きの代行を無料とする廃車買取業者に任せる方法があります。

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ナビクル廃車	全国（一部離島を除く）	解体・レッカー代・手続き代行が無料（一部例外あり）	WEBで約25秒の入力で、提携する廃車買取業者に依頼できる
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5. 理由書でよくある質問

Q. 業者に廃車を任せる場合も、理由書は自分で書くのですか？

理由書には使用者の記名が必要なので、業者に任せる場合でも、使用者本人が記名する場面はあります。どの書類をいつまでに用意するかは業者から案内されるので、申し込み時に「車検証がない」と伝えておきましょう。

Q. 理由書を出したあとに車検証が見つかったらどうなりますか？

理由書には「発見された場合は速やかに返納する」と誓約しています。見つかった車検証は、手続きをした窓口に返納しましょう。

Q. 理由書のほかに必要な書類は何ですか？

廃車の場合は、所有者の印鑑証明書、代理人が申請する場合の委任状、ナンバープレートなどが必要です。全体は廃車手続きの必要書類｜普通車・軽自動車別のチェックリストで確認できます。

6. まとめ｜理由書は様式どおりに事実を書き、使用者が記名する

書類の準備に迷ったら、まずは全国で引き取りに対応するナビクル廃車で、車検証がない車の処分を相談してみてください。